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本文作者為張永錫,「幸福行動家」社群創辦人,兩岸知名時間管理講師。感謝授權「我愛寫筆記」網站轉載,特此申謝。

每週我總會花兩、三個小時來寫一份筆記,這就是我的每週檢視。整個長度很長,需要花上2到3個小時,我形容這是我的心智馬拉松。

我每週跑這個馬拉松已經十年以上了,讓我有很好的體力及心態來面對下一週。因此,我也把我每週檢視的筆記介紹給大家。

我覺得,每週做檢視,這是一場從窮忙族到時間管理的王者的戰鬥:愈是堅持,愈是有用。

David Allen, the creator of the Getting Things Done workflow, says if you're not doing a weekly review, you're not really following GTD.

這篇文章會提到某些我愛用的時間管理工具和九宮格的管理方法,也是我所喜歡使用的管理方法。如果你覺得困難,可以先跳過去,未來再來閱讀⋯⋯

嗯,那我們就開始吧。

1. 日記

每天早上我都打開Roam Research,開始在上面寫日記,用快捷鍵(註1)按出日記的模板,只需花費五分鐘就可以寫完日記。

2006年我剛剛開始寫晨間日記時,當時採用微軟Excel上的九宮格模板。經過時間的淬煉,逐漸演化成現在所沿用的模板。

當我開始做每週檢視的時候,第一個部分就是檢視前七天的日記。這個方法,可以很快速讓我理解自己這週做了哪些事情?

註1:我是用LaunchBar按出Snippet。

2. Journaling

第二步,檢視我的Journaling。這代表這一週我留下來的重要記錄,而這些資料我覺得需要檢視,包含了手帳內容、GoodNotes 5、臉書訊息及照片。

我所使用的手帳是B6大小,你會發現每一頁都繪製了一個九宮格。這樣可以幫助我把一頁切小成九份,用螢光筆和原子筆記錄下更多內容。

一般而言,我每週會進行大量一對一的線上會議,我會做筆記;偶而會有多人會議、讀書筆記或專案規劃的需求時,我也會逐一使用B6手帳記錄。

每週檢視的時候,我會拿一隻螢光筆來標註這週會議的重點,直到我看到上週每週檢視的註記為止,這樣就完成B6手帳的每週檢視。

接著,我會打開GoodNotes 5 for Mac,看看這一週我的塗鴉筆記。其實,我是在GoodNotes 5 for Mac上頭塗鴉寫下我臨時捕捉的小事情⋯⋯我甚至有個九宮格的底板,可以記錄一些複雜專案的細節或我在思考的複雜觀念。

GoodNotes 5 for Mac的好處就是既可以寫字,也可以塗鴉。透過很棒的Zoom功能,可以一頁寫下很多字,GoodNotes 5 for Mac可以在電腦上看到手機塗鴉,節省不少時間。

臉書訊息放的是我的每日一畫,我每天會在Zen Brushes for iPhone繪製一幅畫,主題是明天我最重要的一件事情,然後再放在臉書訊息中。每週一使,我也會檢視一下我所繪製的幾幅畫。

最後,是檢視照片App中我這七天來所有拍過的照片和擷圖,看過所有的照片後,我就可以吧Journalings這裡面所有檢查的資料庫打勾勾。

3. 空氣桌子

虛擬、數位的資料都閱讀過一遍了,我們要來整理實體的物品,這些是文件、書籍與專案的附件等。

每週檢視的第三階段,是清空實體收件匣,具體分成三部分。首先是木頭收件匣,其次是12 Folders,最後是斷捨離我們的書籍及文件。

我有兩個木頭的收件匣,只要我一覺得桌面空間不夠,我就會把這些東西都丟到木頭收件匣裡面。如此一來,我的桌面就會變得很大,工作起來特別高效。

每週檢視時,再把所有木頭收件匣裡面的東西倒出來:專案資料要歸檔、文具要放回原位、書籍回書架、要回收的東西統一回收。過了10分鐘後,我木頭收件匣又空空如也。

在抽屜中,我也設置了12 Folders直立掛勾型檔案夾,這是從時間管理專家David Allen著名的43 Folders所簡化而來,放置我未來一年12個月需要的文件(例如稅務文件,想要丟掉但是還沒下定決心的文件等),我一週會拿出來看一次。

最後是斷捨離。一年多前,我發現這輩子我買太多書了,根本讀不完,於是我開始每週把一些書送去回收。把書送出去之後,剩下的書都是我心愛的,我覺得更可以花時間讀讀好書,寫寫東西,心情很好。

以前我寫過一篇文章叫做「空氣桌子」,每週檢視做了上面幾件事情,真的心情很好。

4. 逆算行事曆

我的逆算行事曆有兩種,一種是從一個月後的今天寫回來的月行事曆;另一種,則是從一週後的今天寫回來的週行事曆。

由於太太和我合用Google日曆分享行程,所以我每週檢視都會在電腦擷圖下個月的所有行程,並且在GoodNotes上檢視,標註下幾個重要的行程,這就是我未來一個月最重要的計畫。

每週我也在GoodNotes手動建立一個週行事曆,親手寫上未來一週重要的行程,尤其是一對一的對話,是我這幾年最重要的事情,只要寫在週行事曆,就代表我會留給這次訪談足夠的時間溝通。

5. 雜事加工成行動

這20年來我一直都有收集雜事的習慣,每週檢視時,我回打開我電腦上的待辦事項收件匣,依照專案或年度計畫的不同領域來劃分,變成Project Support或者下一步行動。

首先,打開Things 3的收件匣,我會發現用iPhone或在電腦上面收集的雜事都集中在其中。

再來,我會建立幾條LINE做為不同項目的分格線。接著,我會在線後面寫上不同專案,或年計畫領域名稱,把同專案的雜事移入其中。最後再把一個個專案及其Project Support放入Roam Research相對應的專案內。

接著是月計畫,也就是近期專案,我在Roam Research用九宮格把本月最重要的幾個專案各放在一個格子,並用雙向鏈接讓複雜的專案各自有個頁面放置Project Support。

最後,檢視一下自己季計畫,看自己推動得如何。我目前的季計畫有陪伴兒子考試、直播及製作線上課程三樣。

6. 檢核表

檢核表是我從Atul Gawande醫生所著《清單革命:不犯錯的祕密武器》一書中所學會的概念,能夠事前預防問題的發生。每週檢視,我會檢查五個檢核表:

  • 1. 拜拜日清單:列出家族一年拜拜的日子,因為是農曆,所以需要轉換一下。
  • 2. 紀念日清單:老婆及孩子的生日。
  • 3. 訂閱服務列表:現在有愈來愈多的訂閱服務,需要列清單來管理。
  • 4. 年度家庭帳單:水電費、電話費、管理費、保險費與健保等帳單。
  • 5. 410.12GB:電腦硬碟還可使用的空間,每週檢查一次,內心會感到很安心。

7. 年度計畫

有兩個計畫要檢查的,一個是去年訂定定的年度人生計畫,另外一個則是百年人生計畫

年度計畫之所以能夠達成,有賴於每週檢視把計畫分成52次推進,也可以利用每週檢視的時間,微調自己的計畫,這對於遇到疫情這些無法掌控的事情很有幫助。

百年人生計畫則是我從松村寧雄先生處學到,不僅規劃我人生前五十年的軌跡,更把未來五十年都規劃了。我也在每週檢視時微調自己的人生百年計畫,確實對人生的掌握度更加提高了!

8. Refine、留白、咖啡

每週做每週檢視,需要兩個小時以上,確實像是跑了一個馬拉松,跑完之後或需你有一些事情想要馬上進行(Refine),或許你要留白一下,讓自己休息,或許你想要喝杯咖啡,這都非常好。

別忘了,這是你一週中最值得休息的一刻,記得告訴自己:你好棒。

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